Глава 4. Шаг третий. Язык описания процессов: текстовый IDEF0 и BPMN

Простые инструменты предыдущего шага навели порядок в отдельных задачах и ролях, но не позволили увидеть дело целиком. Чтобы разглядеть бизнес как единую систему и найти в нём логические разрывы, требуется формальный язык, на котором процессы описываются единообразно. Таких языков несколько; для наших целей на этом шаге достаточно двух — текстового IDEF0, раскладывающего дело на функции, и BPMN, описывающего движение работы по ролям. Их устройство, отличия и область применения и составляют содержание этого шага.

Всесторонний учебник, адаптированный именно под бизнес-задачи (это его уникальная особенность, это работу проделал только автор, только здесь вы найдете адаптированный под бизнес прозрачный материал) предлагается дополнительным материалом в виде файла «idef0_biznes_numered».

4.1. Что такое IDEF0, основные правила и смысл

IDEF0 (Integration DEFinition for Function Modeling — язык описания функций) — методология функционального моделирования, разработанная по заказу военно-воздушных сил США для единообразного описания сложных систем и производственных процессов. Задача, которую она изначально решала, состояла в следующем: в крупной системе заняты десятки участников, и описания, составленные в свободной форме, неизбежно выходят неполными, разноречивыми и несопоставимыми. IDEF0 задала жёсткий единый формат, при котором любой процесс описывается полно, однозначно и одинаково понятно для всех сторон. Впоследствии подход закрепили как стандарт (FIPS 183) и согласовали с требованиями систем управления качеством ISO 9000.

Перенос этого аппарата на бизнес не требует натяжки. Любая деятельность, промышленная или нет, сводится к набору функций, каждая из которых преобразует данные (материалы, сырье, товары) на входе в продукт (отчетность, пирожные, грузовик, приложение на телефон) на выходе, опираясь на механизмы (кто и с помощью чего делает) и подчиняясь контролю (правила, условия договоров, регламенты, описание результата, алгоритм поиска брака).

Финансы, услуги, продажи описываются в тех же понятиях, потому что всякий бизнес есть сеть подобных преобразований. Язык, созданный для описания производства, столь же точно ложится на управление капиталом, оказание услуг или проведение сделок.

В привычном виде IDEF0 — это графические диаграммы из прямоугольников и стрелок. В этом сила применения метода – в наглядности. То, что звучит сложно, на самом деле легко освоить, просто механически выполняя простые первые шаги и двигаясь от простого к сложному. Правил рисования не много и они интуитивно понятны. Элементов и вовсе всего 6, пять из которых обязательны.

Давайте посмотрим на такую диаграмму:

Рис. 1 Функциональный блок со всеми пятью стрелками: вход, управление, выход, механизм (вверх) и вызов (вниз)

Сначала весь бизнес описывается единственной функцией верхнего уровня (уровень 0, корневой блок A0) — одной картинкой, задающей смысл и границы дела.

На этом примере нарисована конкретная функция конкретного (довольно простого «одноклеточного») бизнеса. Нам сейчас не важно ни его название, ни миссия, ни даже его суть. Нам важно, что при взгляде «сверху» весь бизнес сводится к одной верхнеуровневой функции.

Прямоугольник на рисунке – это функция. Она всегда формулируется единообразно, здесь это функция «Выполнить заказ клиента». Варианты описаний – «Построить самолет». «Написать приложение». «Развезти пассажиров». «Накормить гостей». Это может быть все что угодно, правильно описывающее суть функции, в данном случае, при верхнеуровневом описании – это основная функция вашего бизнеса.
Функция всегда и обязательно имеет вход. Он всегда рисуется как стрелка, входящая в прямоугольник слева в левую грань. Логично, что это (в данном случае) Заказ клиента.
Функция всегда и обязательно имеет выход. Он всегда рисуется как стрелка, выходящая из прямоугольника справа из правой грани. И в данном случае это результат обработки запроса (то есть заказа) в виде отгруженного товара.
Функция всегда и обязательно имеет управление. Оно всегда рисуется как стрелка, входящая в прямоугольник сверху в верхнюю грань. Количество управлений не ограничено, но хотя бы одно должно быть! И в данном случае два - это договор и регламент. Договор определяет, то есть управляет тем, что делать с заказом клиента, поскольку именно это детализируется в договоре. Регламент подсказывает, то есть управляет тем, каким именно образом, в каком порядке и как выполнить именно эту функцию – «выполнить заказ клиента».
Функция всегда и обязательно имеет механизм. Он всегда рисуется как стрелка, входящая в прямоугольник снизу в нижнюю грань. Количество механизмов не ограничено, но хотя бы один должен быть! И в данном случае (и даже как правило) механизмом являются сотрудники и разнообразные средства автоматизации, здесь обозначенные как система. Поскольку это верхний уровень А0, то сотрудники обозначены общим словом. И средства автоматизации тоже обозначены одним словом - система. Когда мы начнём двигаться дальше, мы обнаружим, что детализировать процесс далее, чем до конкретного одного сотрудника с одной определённой деятельностью, функции и должностью, не имеет смысла. А вот средства автоматизации могут где-то не использоваться вовсе, а где-то использоваться одновременно в большом количестве. Например, это может быть 1С одновременно с использованием CRM-системы.
Функция так же может иметь (не обязательно) вызов. Он всегда рисуется как стрелка, выходящая из прямоугольника снизу из нижней грани. Это особенная стрелка. Ее особенности:
Она единственная не обязательна
Она вызывает какую-то другую функцию. Например, в вашем бизнесе нет своей бухгалтерии, но у нас есть «счет» в выходе функции. Откуда он берется? Он делается внешней функцией аутсорсера, которая отсутствует в составе вашего бизнеса и потому не описана верхнеуровневой функцией «выполнить заказ клиента».
У блока может быть сколько угодно механизмов, но не более одной стрелки вызова.
Главная ценность вызова — единый эталон вместо копий. Типовой подпроцесс описывают один раз и вызывают из многих мест: «Проверить контрагента», «Согласовать договор», «Рассчитать НДС». Когда вызываемая функция находится в пределах описываемого бизнеса, она рисуется один раз на общем плане и к ней идут не выходы из других блоков, а вызовы. Это делает карту декомпозированных функций более простой к восприятию.

Ключевой приём IDEF0 — декомпозиция, то есть разложение одной функции на составляющие её подфункции. Сначала, как уже было сказано выше, весь бизнес описывается единственной функцией верхнего уровня (уровень 0, корневой блок A0, см. Рис). Затем эта функция раскладывается на три–семь дочерних функций первого уровня, каждая из которых построена по тому же образцу: вход, выход, механизм, контроль.

Рис. 2. Нумерация: A0 декомпозируется в A1…A5; каждый следующий уровень добавляет разряд (A2 → A21, A22 …)

Любую из дочерних функций, в свою очередь, раскладывают на следующий уровень, и так до нужной глубины. Существенно, что один и тот же процесс описывается на разных уровнях детализации без потери связности, ибо каждый уровень подчиняется одним и тем же правилам. Декомпозицию доводят до элементарных функций — таких, где на одну функцию приходится один человек, выполняющий одно действие. Именно на этом, нижнем уровне описание становится прямой основой для регламента и для последующей автоматизации.

Рис. 3. Дерево узлов процесса «Выполнить заказ клиента»

4.2. связь с матрицей ответственности RACI

Каждый бизнес состоит из множества процессов и подпроцессов, они могут быть очевидны или линейны, а могут сложным образом пересекаться, взаимно проникая друг в друга, говорили мы. Мы говорили - у каждой задачи должен быть ровно один ответственный. Так вот. Одна задача – это один функциональный блок, одна функция. Не элементарный (в элементарном, то есть самом маленьком, один человек – один механизм), а уровнем повыше.

И после того, как вы освоите функциональное моделирование, поймете практическую пользу и научитесь ее получать, у вас образуется карта, состоящая из взаимосвязанных описанных строгим языком (пригодным даже для самолетостроения) функций.

И вот тогда имеет смысл взять каждую сложную функцию и построить уже именно для нее карту RACI. Посмотрите рис. 3 – это готовые блоки для построения матрицы RACI. Поскольку каждая правильно построенная по всем правилам (обсуждаем это далее) функция – это единица бизнеса.

И сочетание полностью описанной функции с выверенной картой RACI и будет элементом знания, элементом устойчивости бизнеса благодаря:

возможности сохранения базы элементов знаний в их взаимосвязи,
возможности быстрого развертывания бизнеса по чертежам и инструкциям
невозможности ошибок благодаря наличию описанных и структурированных процессов
возможности автоматизации: функциональные блоки, управление и механизмы готовы стать правилами и средствами информационной системы.

4.3. Зачем описывать бизнес как чертёж

Ответ – наглядность.

При правильной последовательности шагов результат будет максимально формализован и нагляден.
Сам процесс рисования Функциональной Модели позволяет увидеть ошибки в актуальных процессах. Их будет легко вычислить и исправить.
Все недостающие элементы будут высвечены и очевидны.
Окончательный (исправленный) вариант даст возможность аудита с целями:
оптимизация процессов,
контроль совершения процессов,
выявление системных ошибок,
организация процессов, делающих невозможным совершение ошибок.
Корректно отрисованная и проверенная на практике модель будет являться основой для дальнейшего укрепления бизнеса.
Её проверяют на непротиворечивость, сопоставляя выходы одних функций со входами других.
Её передают другому лицу без потери смысла для обучения, теперь сотрудники не будут спрашивать друг у друга, как и что делать на каждом конкретном рабочем месте.
Её используют как исходные данные для автоматизации.

Отсюда конкретная ценность модели для каждой стороны бизнеса.

Для собственника эффективно работающий автоматизированный процесс является отчуждаемым активом с измеримой стоимостью, не привязанным к его личному участию.
Для менеджмента — однозначное распределение функций и измеримые результаты вместо «серых зон», оптимизация процессов, прозрачность, контроль, измеримость достижений, очевиден ответственный.
Для сотрудника — точная инструкция - ясность обучения, стандарт исполнения, возможность самоконтроля, подсказка действий, прогнозируемость результата.
Для автоматизации — готовое техническое задание, в котором описаны алгоритм и правила его выполнения.

4.4. Словарь IDEF0 для закрепления

Каждая функция, или блок, описывается пятью элементами, и прежде чем строить модель, стоит закрепить их значения. Есть и шестой, необязательный элемент – вызов. Мы уже вводили определения выше, но стоит повторить ради памяти в виде таблицы:

Элемент	Суть	Пример (отчётность)
Функция (function)	Действие, которое что-то преобразует; всегда глагол плюс объект	«Составить ежемесячный финансовый отчёт», «составить годовую управленческую отчетность», «составить моментальный отчет собственнику», «консолидировать выписки по банковским счетам в сводный денежный поток», «переоценить запасы»
Вход (Input)	Что функция потребляет: данные, материалы, запросы	Первичные данные из 1С, кассовые отчёты, банковские выписки, статистика отдела продаж
Выход (Output)	Что функция производит: результат, документ, решение	Готовый отчёт P&L, движение денег, готовый управленческий отчет
Механизм (Mechanism)	Кто или что исполняет функцию: люди, системы, инструменты	Кто: Финансовый менеджер, Бухгалтер, Аналитик, Что: 1С, Excel, CRM-система, специальные программные средства
Контроль (Control)	Что задаёт правила выполнения: стандарты, регламенты, дедлайны, KPI	Регламент отчётности, дедлайн — 5-е число, стандарты выходных форм,
Вызов (Call)	Обращение к другой функции, внутри или вне контура предприятия	«Заказать оценку у независимого оценщика», провести KYC/AML проверку, оценить заемщика, проверить договор или контрагента

Есть важные моменты, которые необходимо проговорить здесь, хотя это углубление в тему и в рамках этой книги предполагается, что вы возьмете в руки отдельный учебник - дополнительный материал в виде файла «idef0_biznes_numered»: Выходы и входы могут ветвиться:

А функциональные блоки не обязательно соединены линейно, когда выход одного блока автоматически - вход другого. Ниже представлены другие варианты соединения блоков, типичные для множества реальных эффективных случаев.